Como está o planejamento para a festa de final de ano da empresa?

Para não errar na hora de organizar a comemoração, o Jornalista e Cerimonialista, Rafael Faria e Ana Gomes, sócia da Magnólia Comunicação, agência especializada em consultoria de eventos corporativos, listam sugestões para organizar a festa de fim de ano na empresa.

Segundo Ana Gomes, ao planejar uma festa de final de ano, é fundamental que o organizador se coloque no lugar do convidado e entenda como ele gostaria de ser recebido, com quem ele gostaria de estar naquele momento, que tipo de comida, música e atrações o agradam. O ideal é iniciar o planejamento aplicando uma pesquisa com o público interno para entender suas expectativas com o evento e, a partir daí, tomar as decisões que vão nortear a definição do orçamento.

 

Muitas fábricas têm grêmios e clubes, geralmente nas dependências da própria empresa. Usar estes espaços para organização da festa de final de ano é uma ótima saída, pois o organizador economiza com a locação do espaço e não se preocupa com o trânsito típico do final de ano, para que o funcionário chegue até o evento.  Para o especialista Rafael Faria, a primeira pergunta a ser feita é: que tipo de evento eu quero? Se o meu objetivo for desvincular do ambiente da empresa, nada de fazer algo interno. Aliás, muitas empresas, por segurança, estão longe disso. Então, qual a melhor acomodação?!  Calcule pelo número de convidados, distância – principalmente se for servir bebida alcoolica e considere a possibilidade do espaço não ser restrito à empresa. Muitos bares até permitem confraternizações, mas, não deixam de receber o público em geral. A dica final é inovar. Um lugar diferente despertará a curiosidade de seus participantes e os estimularão ainda mais a comparecem ao evento.

 

 

Se tratando de “confraternização” o peso deve ser igual para todos. Se a chefia vai saborear caviar, nada de servir quibe aos funcionários da recepção. Tem que ser igual para todos. O mesmo ocorre com a bebida. Fica a critério de cada participante saber do seu limite. E vale sempre a máxima: trânsito e bebida não combinam, fora a multa e os pontos na CNH. Para evitar exageros, você pode liberar a bebida em volume maior apenas após o jantar ou após o discurso do presidente, se houver. Outra estratégia é encerrar a oferta após certa hora. Desta forma, você consegue manter o controle sobre seus funcionários, além de aumentar as chances de enviá-los para casa em segurança e livres de confusões. Outra dica é oferecer serviços de táxi, uber, etc.

 

 

O cardápio depende muito do tema da festa. Se os funcionários decidiram por fazer uma festa ao ar livre, durante o dia, um churrasco cai bem. Se a escolha foi por uma festa à noite, num local fechado, um jantar servido em formato coquetel volante (finger food) é uma boa pedida, pois permite que os convidados circulem, conversem e criem um clima descontraído ao evento.

Para Rafael Faria, antes de determinar o cardápio, o ideal é ter claro quem é o público alvo? “Estariam todos acostumados e propensos a um cardápio temático como árabe ou japonês? Parta novamente do princípio da confraternização e não da exclusão. Opte por um menu que irá agradar todos os presentes”, indica.

Durante o evento, uma boa opção é substituir o jantar em buffet com mesas e cadeiras pelo formato finger food, assim todos ficarão em pé e circulando. Monte alguns lounges com sofás, poltronas, mesas bistrô e banquetas para quem quiser descansar um pouco. Caso o jantar com mesas e cadeiras seja um item inegociável da festa, vale nomear os assentos de forma que as mesas sejam formadas por pessoas que não se conhecem ou tem pouca proximidade no dia a dia.

 

Muitas empresas aproveitam as confraternizações de fim de ano para homenagear os colaboradores que estão comemorando um tempo significativo no trabalho (5, 10, 15, 20 anos…) ou até se aposentando. Nestes casos, é legal ter a família por perto. Mas também, é preciso analisar custos. É mais comida, bebida e demanda de um espaço maior. O ruim é o familiar sentir-se deslocado. Ah, e se o convite for estendido também para crianças, além do cônjuge, é legal pensar em alguma atração para os pequenos, o que significa mais investimento. Para Ana Gomes, o ideal é aplicar uma pesquisa com os participantes para que eles reavaliem a experiência. Pode ser que as opiniões mudem com relação a levar familiares.

 

 

É importante que a atração seja condizente com o estilo da festa. Um churrasco pede MPB ou samba e pagode. Jantares podem ser mais agradáveis com uma banda, ou até com uma atração de peso com um famoso, por exemplo. Mas antes de qualquer contratação, também é preciso analisar o público presente. Às vezes, um DJ, com um repertório mais eclético, saberá mensurar, durante o evento, o que está agradando ou não e ter um poder maior de “virar o disco”, diferente de uma banda que já chega com o repertório pronto. E que tal um show de mágica, um grupo de dança “profissional”, um bingo ou uma cabine de fotos? Aliás, esta última dica já vale como recordação da festa.

 

Mesmo com budget curto é possível realizar a confraternização e unir os colaboradores da sua empresa. A SUFRAMA (Superintendência da Zona Franca de Manaus) optou por fazer uma celebração ecumênica e os funcionários irão participar cantando e ao final cada setor levará um prato para um coquetel colaborativo.

“A proposta de envolver funcionários que tem talentos artísticos/ musicais acaba valorizando e estimulando a autoestima individual, o que pode resultar em um bom ambiente de trabalho com profissionais valorizados pela instituição.  Assim, unimos o útil ao agradável e além de descobrir novos talentos na empresa, fazemos uma economia também”, conta a jornalista Jaíze Alencar.

 

Ainda não fez o “Save the Date” para a confraternização da empresa?! Nós temos esse modelo aqui disponível para download:

*deixamos o modelo editável para que você possa preencher com as informações da sua festa. Após o preenchimento, salve o arquivo em PNG e insira no “corpo” do e-mail.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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