Plano de comunicação interna: Como elaborar?

Como está o plano de comunicação interna para o próximo ano?

É fato que o último ano foi fora do comum para toda a população mundial dada a pandemia do COVID-19 e apesar de exigirem do mercado rapidez para acompanhar as mudanças, muitas empresas ainda estão entendendo o seu processo de adaptação perante a atual situação, que vem se estendendo mais do que gostaríamos.

Esse momento tem sido um grande desafio para todas as áreas da empresa e com a comunicação interna não é diferente, ela também teve que se adaptar e desenvolver, em meio aos acontecimentos, um plano de CI que conseguisse manter a performance mesmo com boa parte do time a distância tivemos que nos adaptar com muita agilidade ao cenário, que mudava rapidamente. Esse foi nosso maior desafio no início da pandemia. A situação evoluía muito rápido e trazia muitas incertezas, mas ao mesmo tempo, tínhamos que tomar decisões e comunicá-las de maneira muito clara, transparente e sem gerar confusão pelo excesso de informações. Comentou o Daniel Fioravante, Gerente de Comunicação Interna na Ambev.

Independente do porte da empresa, todas sentiram e sofreram os impactos da migração de diversos colaboradores para um modelo de trabalho antes não explorado por muitos, o home office. E apesar de cada organização criar sua estratégia, uma coisa foi unânime: canais de comunicação 100% digitais. A Ambev, por exemplo, que tem mais 30 mil funcionários e um time exclusivo para CI, teve que apostar num mix de canais totalmente adaptado para o online, deixando de lado a sua programação de eventos presenciais e comunicação impressa.

Mas de nada adianta contar com variadas plataformas de CI, de uso presencial ou online, se o planejamento não é estruturado somos muito criteriosos com os temas com os quais trabalhamos, o peso de cada um deles e como eles serão apresentados ao público. Essa estratégia garante que os conteúdos certos cheguem às pessoas certas da melhor forma. Como temos um público super heterogêneo e espalhado por todo o país, temos que balancear muito bem o que é um conteúdo que temos que entregar a todos e o que necessita ser segmentado. Concluiu o gerente.

E é por isso que a B2 Mídia quer contribuir com você nesta missão de desenvolver um plano de comunicação interna completo. Separamos abaixo etapas importantes para a construção deste planejamento, mas lembre-se, ele não é como uma receita de bolo, pois apesar de alguns “ingredientes” estarem presentes em todos os casos, cada empresa deve adaptar conforme seu cenário. Vamos lá?

 

Budget: O budget é o que define as possibilidades de trabalhar a comunicação aí na sua empresa. O quanto a área de CI tem disponível mensalmente/anualmente? Onde tem sido investido esse orçamento? É muito importante avaliar se os investimentos têm alcançado resultados significativos e talvez seja hora de ajustar as velas do barco.

A credibilidade que a área tem perante à gestão é um fator importantíssimo para se conseguir um budget ou melhorar um que já exista. Aqui neste post falamos um pouco sobre estratégias para conseguir isso.

Em breve começará o próximo ciclo fiscal para a maior parte das empresas, por isso comece a se organizar financeiramente para o próximo ano!

 

 

Diagnóstico: Essa é a etapa onde se detecta o motivo para aplicar o plano de ação e eles podem ser diversos, mudança na cultura organizacional ou clima, qualidade de vida no trabalho, eliminar a rádio peão, mudar o conceito da marca, trabalhar a missão, visão e valores, engajar os funcionários etc. Aqui estão duas partes importantes para esse diagnóstico: 

 

  • Análise: É muito importante que todas as áreas e níveis hierárquicos sejam ouvidas através de uma pesquisa rápida e de preferência anônima, onde eles possam opinar com sinceridade sobre alguns pontos da empresa. Como citado acima, essas perguntas devem ser pensadas de acordo com o cenário da empresa. É através dessas respostas, que entenderemos onde se deve agir.

 

  • Ouvidoria: Após a coleta dessas informações, que tal propor um focus group de melhoria? Aqui, você pode convidar alguns colaboradores, de áreas diferentes, para compartilhar desejos, expectativas e ideias de como tornar a comunicação ainda melhor.

 

Perceba que ouvir é um ponto muito importante, não só durante a criação
do plano, mas sempre, essa atitude deve ser presente na comunicação!

 

Plano de comunicação interna

 

 

Pronto, depois de uma pesquisa minuciosa, temos informações suficientes para entender quais as “dores” da empresa e do colaborador.

 

Plano de ação: Neste estágio, a área de CI precisa estudar como linkar todas as atividades e ações de endomarketing com os objetivos detectados no processo anterior. Sim, aqui a criatividade será competência essencial. Logo de início, é necessário fazer algumas perguntas:

 

 

Qual canal devo utilizar para alcançar esses colaboradores?

Ao conhecer o público, a empresa e a rotina de trabalho de todos, é possível identificar qual a melhor plataforma para o momento. Um mural digital/Tv Corporativa, pode ser muito útil em uma organização onde o modelo de trabalho é tradicional, ou seja, de maioria presencial, mas um aplicativo corporativo ou intranet atende muito bem os colaboradores que não trabalham presencialmente, como vendedores ou os adeptos ao home office. 

 

 

 

O que eu devo comunicar com os colaboradores?

O tipo de comunicação e as ações escolhidas dependem do objetivo (que deve estar atrelado ao objetivo do negócio), assim, devemos pensar em quais tipos de comunicados terão relevância suficiente para nos ajudar a alcançar nossa meta. Os tipos de conteúdos podem ser motivacionais, humanizados, estratégicos… Veja abaixo alguns exemplos: 

 

 

  • Motivacional: O papel da liderança é extremamente importante em toda as etapas, pois a liderança é o canal mais próximo do colaborador e também influencia diretamente na motivação de seus times. Sempre que possível, envolva os líderes na comunicação e nos canais, convide-os a passar mensagens de encorajamento, explicar sobre as metas, dar feedbacks positivos.

 

  • Organizacional: Compartilhar dados sobre a empresa com os colaboradores, sejam eles positivos ou negativos, é uma forma muito eficiente de conquistar o orgulho do funcionário e construir uma relação de confiança. Omitir informações pode acabar desmotivando os colaboradores, pois não sentem transparência por parte da organização.

 

Com essas sugestões, fica mais fácil extrair mais opções de conteúdo, não é? Mas não para por aí, além dos pontos acima, é importante definir a frequência de atualização (para te ajudar, montamos um calendário de comunicação, faça download aqui) e claro, definir algumas métricas, para saber se a CI está no caminho certo. 

 

 

Se o canal escolhido for um APP Corporativo, por exemplo, é possível mensurar com detalhes o andamento das ações. Com o seu planejamento estratégico pronto, fica mais fácil definir as prioridades e preparar com antecedência as demandas da comunicação, pensando com mais carinho em cada ação e o objetivo dela. 

 

Sabendo que imprevistos acontecem, com esse plano de comunicação interna sobra até um tempinho para “comunicados relâmpagos” que costumam aparecer do nada, não é? Com todas as ações estratégicas planejadas é hora de arquitetar a execução de todas elas, acompanhando de perto os resultados desse esforço, que garantimos, serão muito positivos.