Como montar um plano de comunicação interna

Traçar um objetivo para a comunicação com os colaboradores é o primeiro passo para garantir o sucesso dessa área da empresa. Desenhar essas estratégias não é um processo simples, mas garante diversos benefícios e recompensa a todos os níveis da empresa, desde a diretoria até o operacional.

Metas mais concretas, faz com que a CI ganhe credibilidade e seja vista como peça fundamental na empresa, assim como as outras. Por esse motivo, que a importância de ter uma comunicação com propósito e alinhada aos demais objetivos de uma organização já foi pauta algumas vezes aqui em nosso blog.

 

Mas como montar esse planejamento estratégico?

Abaixo, vamos falar detalhadamente sobre cada estágio desse planejamento, mas lembre-se, esse plano não é como uma receita de bolo apesar de alguns “ingredientes” estarem presentes em todos os casos. Cada empresa deve se adaptar conforme seu cenário. Vamos lá?

 

💬 Diagnóstico:

Essa é a etapa onde se detecta o motivo para aplicar o plano de ação e eles podem ser diversos, mudança na cultura organizacional ou clima, qualidade de vida no trabalho, eliminar a rádio peão, mudar o conceito da marca, trabalhar a missão, visão e valores, engajar os funcionários etc. Esse passo, pode ser um pouco extenso, por isso podemos dividi-los em duas partes:

 

  • Análise: É muito importante que todas as áreas e níveis hierárquicos sejam ouvidas através de uma pesquisa rápida e de preferência anônima, onde eles possam opinar com sinceridade sobre alguns pontos da empresa. Como citado acima, essas perguntas devem ser pensadas de acordo com o cenário da empresa. É através dessas respostas, que entenderemos onde se deve agir.
  • Ouvidoria: Após a coleta dessas informações, que tal propor um focus group de melhoria? Aqui, você pode convidar alguns colaboradores, de áreas diferentes, para compartilhar desejos, expectativas e ideias de como tornar a comunicação ainda melhor.

Perceba que ouvir é um ponto muito importante, não só durante a criação do plano, mas sempre, essa atitude deve ser presente na comunicação.

 

 

Pronto, depois de uma pesquisa minuciosa, temos informações suficientes para entender quais as “dores” da empresa e do colaborador. Para ajudar na visualização desses dados, faça uma espécie de curadoria e organize-os da forma que achar melhor, planilhas, apresentações, ferramentas de gerenciamento…Isso ajuda muito na hora de partir para a próxima etapa.

 

💬 Plano de ação:

Nesse estágio, a área de CI precisa estudar como linkar todas as atividades e ações de endomarketing com os objetivos detectados no processo anterior, sim, aqui a criatividade será competência essencial.

Logo de início, é necessário fazer algumas perguntas:

 

Qual canal devo utilizar para alcançar esses colaboradores?

Ao conhecer o público, a empresa e a rotina de trabalho de todos, o profissional logo identifica qual a melhor plataforma para o momento. Um mural digital, pode ser muito útil numa empresa onde o modelo de trabalho é tradicional, ou seja, de maioria presencial, mas um aplicativo corporativo ou intranet atende muito bem os colaboradores que não ficam na empresa, como vendedores ou os adeptos ao home office.

 

O que eu devo comunicar com os colaboradores?

O tipo de comunicação e as ações escolhidas dependem do objetivo, assim, devemos pensar em quais tipos de comunicados terão relevância suficiente para nos ajudar a alcançar nossa meta. Os tipos de conteúdos podem ser motivacionais, humanizados, estratégicos… Veja abaixo alguns exemplos

 

  • Humanizado: Sentir-se parte da empresa é importante para qualquer colaborador, por isso, invista em uma comunicação que reconhece e parabeniza seus funcionários, mostre-os com frequência e exponha a importância de cada um deles.
  • Motivacional: O papel da liderança é extremamente importante em toda as etapas, eles são o canal mais próximo do colaborador e também influenciam diretamente na motivação de seus times. Sempre que possível, envolva os líderes na comunicação e nos canais, convide-os a passar mensagens de encorajamento, explicar sobre as metas, dar feedbacks positivos.
  • Organizacional: Compartilhar dados sobre a empresa com os colaboradores sejam eles positivos ou negativos, é uma forma muito eficiente de conquistar o orgulho do funcionário e construir uma relação de confiança. Omitir informações pode acabar desmotivando os colaboradores, pois não sentem sinceridade por parte da organização. Confira aqui, a importância de ser uma empresa transparente.

Com essas sugestões, fica mais fácil extrair mais opções de conteúdo, não é? Mas não para por aí, além dos pontos acima, é importante definir a frequência de atualização (para te ajudar, montamos um calendário de comunicação, faça download aqui) e claro, definir algumas métricas, para saber se a CI está no caminho certo. Se o canal escolhido for um APP Corporativo, por exemplo, é possível mensurar com detalhes o andamento das ações.

Com o seu planejamento estratégico pronto, fica mais fácil definir as prioridades e preparar com antecedência as demandas da comunicação, pensando com mais carinho em cada ação e o objetivo dela.


Sabendo que imprevistos acontecem, com esse plano sobra até um tempinho para “comunicados relâmpagos” que costumam aparecer do nada, não é?

Com todas as ações estratégicas planejadas é hora de arquitetar a execução de todas elas, acompanhando de perto os resultados desse esforço, que garantimos, serão muito positivos.